Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung dürfen in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann pauschal ein Betrag von 1.260 EUR (Jahrespauschale) abgezogen werden. Es muss aber ein "echtes" häusliches Arbeitszimmer vorliegen, also ein abgeschlossener Raum vorhanden sein, der so gut wie ausschließlich betrieblich bzw. beruflich genutzt wird. Selbstständige müssen darüber hinaus Folgendes beachten: Nach § 4 Abs. 7 EStG dürfen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet werden. Beim Abzug der Jahrespauschale bestehen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht (BMF 15.8.2023, BStBl 2023 I S. 1551). Der Bundesfinanzhof muss in diesem Zusammenhang folgende Frage beantworten (Az. VIII R 6/24): Sind die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten bei einem Einnahme-Überschussrechnung nur dann erfüllt, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden?Vorausgegangen ist ein Urteil des Hessischen Finanzgerichts, das den Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht als Betriebsausgaben anerkannt hat, weil die Aufzeichnungen seines Erachtens nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt haben (Hessisches FG, Urteil vom 13.10.2022, 10 K 1672/19).
- Der Fall: Ein Freiberufler hatte im Laufe des Jahres die Belege für die Aufwendungen, die mit dem häuslichen Arbeitszimmer zusammenhingen, gesammelt und diese erst bei Erstellung seines Steuererklärung zusammengefasst.
- Dies entspreche nach Ansicht der Richter aber nicht den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG. Die Aufzeichnungen seien fortlaufend und zeitnah vorzunehmen. Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums reiche insoweit nicht aus. Die Kostenaufstellung sei im Übrigen auch deshalb keine gesonderte Aufzeichnung der Aufwendungen, weil der Kläger nicht alle Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer lediglich auf einem Konto bzw. in einer Spalte zusammengefasst hat. So habe er bezüglich der die AfA eine separate Aufstellung der nachträglichen Herstellungskosten erstellt. Es widerspräche aber dem Zweck des § 4 Abs. 7 EStG, die Feststellung des Vorliegens, das Auffinden und die Prüfung der Abzugsfähigkeit der gesondert aufzuzeichnenden Betriebsausgaben zu erleichtern, wenn diese nicht gebündelt in lediglich einer Aufzeichnung erfasst werden.
STEUERRAT: Es bleibt zwar abzuwarten, wie der BFH entscheiden wird, doch es ist zu empfehlen, die Kosten für das Arbeitszimmer laufend und auf einem einzigen Konto zu verbuchen. Immerhin lässt das Bundesfinanzministerium in dem o.g. Schreiben folgende Vereinfachungsregelung zu: Es bestehen keine Bedenken, wenn die auf das häusliche Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungsaufwendungen im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstitutes erfolgt. Entsprechendes gilt für die verbrauchsabhängigen Aufwendungen wie z.B. für Wasser- und Energie. Es ist ausreichend, Abschreibungsbeträge einmal jährlich - zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahres - aufzuzeichnen.
STEUERRAT: Um Missverständnisse zu vermeiden sei darauf hingewiesen, dass die besonderen Aufzeichnungspflichten nicht für Arbeitnehmer gelten. Aber selbstverständlich müssen auch diese die Kosten zusammenstellen und belegmäßig nachweisen können.