Umsatzsteuer: Elektronische Rechnung für B2B-Geschäfte bald Pflicht

Derzeit ist im Umsatzsteuergesetz der Vorrang der Papierrechnung vor der elektronischen Rechnung (eRechnung) geregelt. Ausstellung und Empfang einer eRechnung sind nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers möglich (§ 14 UStG). Ab dem 1.1.2025 wird der Vorrang der Papierrechnung aber gestrichen und die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen eingeführt - dies sieht das nunmehr beschlossene Wachstumschancengesetz vor. Die Ausstellung einer eRechnung ist nicht von einer Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Allerdings gibt es verschiedene Übergangsregelungen. Im Einzelnen: 

Ab dem 1.1.2025 wird unterschieden zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen. Die neuen Definitionen gelten bereits ab dem 1.1.2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung de facto erst später greift.

• Als elektronische Rechnung gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und damit der Norm EN16931 (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen. Doch auch dann muss das Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).
• Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Geregelt wird auch, wann die Verwendung einer "sonstigen Rechnung" möglich bleibt (§ 14 Abs. 2 UStG).

Die obligatorische eRechnung betrifft nur inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich ("B2B-Geschäfte"). Also werden in Deutschland ansässige Unternehmer für ihre steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer eRechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere in Deutschland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden. Nicht von dieser Verpflichtung betroffen sind Umsätze an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten und an Endverbraucher.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028 vorgesehen:

• Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1. 2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, kann statt einer eRechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Bei Ausstellung einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf es jedoch der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1. 2027 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer eRechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
• Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1.2026 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer eRechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn diese mittels dem elektronischen Datenaustausch nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird (so genannte EDI-Rechnung). Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Die neue E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab 1.1.2025. Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen damit - trotz der genannten Übergangsfristen - praktisch bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Bei Rechnungen an Endverbraucher bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Nicht in jedem Fall ist eine eRechnung verpflichtend. So können z.B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, also z.B. in Papierform oder als PDF-Dokument (§ 33 Abs. 4 UStDV). Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).