GoBD: Sieben Regeln zur Umsetzung der digitalen Buchführung

Alles wird digital: Nicht nur die laufenden Geschäftsprozesse, auch der Empfang und die Ausfertigung von Rechnungen, die Bestellung von Waren sowie das komplette Rechnungswesen sind ohne elektronische Unterstützung heutzutage nicht mehr denkbar. Die Finanzverwaltung hat darauf reagiert und ihre Regeln für die digitale Buchführung überarbeitet. Seit Anfang 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“. Mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BStBl 2019 I S. 1269) und vom 11.3.2024 (BStBl 2024 I S. 374) sind die GoBD erneut überarbeitet worden. Erfahren Sie nachfolgend, welche Regeln Sie einhalten müssen, damit Ihr Rechnungswesen den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Vorweg sein darauf hingewiesen, dass die Regeln weitestgehend auch für Einnahmen-Überschussrechner gelten. 

Zugegeben: Niemand möchte sich gerne mit Fragen der Buchführung und des Rechnungswesens auseinandersetzen. Am liebsten möchte man diese lästige Arbeit komplett auf den Steuerberater verlagern. Doch sind viele Anforderungen der GoBD bereits unmittelbar vom Unternehmer zu beachten, da sie zum Beispiel auch die Auftragsplanung und -abwicklung, den Wareneinkauf, Reisekostenabrechnungen, die Fakturierung und das Belegwesen insgesamt umfassen.

Von daher bleibt Ihnen nichts anderes übrig: Ihre Geschäftsprozesse müssen daraufhin untersucht werden, ob sie GoBD-sicher sind. Verstöße gegen die GoBD können teuer werden. Zwar müssen einzelne formelle Mängel nicht zwingend zu negativen Konsequenzen führen. Summieren sich aber Verstöße oder sind einzelne Verstöße so gravierend, dass die Aussagekraft der Buchhaltung in Zweifel gezogen wird, können empfindliche Hinzuschätzungen drohen, die sich - je nach Schwere des Verstoßes - zwischen 2,5 und 10 Prozent des Umsatzes bewegen können. Doch keine Sorge: Mit den nachfolgenden „Sieben goldenen Regeln“ sind Sie auf der sicheren Seite. 

1. Regel Nummer 1:
Auch Vor- und Nebensysteme unterliegen den GoBD

Vereinfacht lässt sich sagen: Was in Ihrem Unternehmen digital eingesetzt wird und in irgendeiner Weise mit dem Rechnungswesen in Zusammenhang steht, muss den Anforderungen der GoBD genügen. Man spricht hier von den so genannten Vor- und Nebensystemen zum eigentlichen Buchführungswerk. Zu den Vor- und Nebensystemen gehören zum Beispiel:

• Auftragsverwaltung,
• Anlagenbuchhaltung,
• Lohnbuchhaltung,
• Fakturierungssysteme,
• Kostenrechnungen,
• Zahlungsverkehrssyysteme,
• Zeiterfassungssystem
• Dokumentenmanagementsysteme,
• Archive,
• elektronische Fahrtenbücher,
• Rechnungseingangsbücher und auch die
• Schnittstellen zwischen den Systemen.

Die Finanzverwaltung hat bei einer Betriebsprüfung Zugriff auf diese Systeme. Besonders hervorzuheben ist, dass auch MS-Office-Produkte (Excel, Word, Outlook/E-Mail-Korrespondenz) als Vorsysteme gelten können und der Finanzverwaltung ggf. zugänglich zu machen sind. 

2. Regel Nummer 2:
Vor-, Nebensysteme und Daten müssen revisionssicher sein

Vor- und Nebensysteme sowie alle besteuerungsrelevanten Daten (Dateien) müssen revisionssicher sein. Das heißt: Die Systeme müssen Daten unveränderbar abspeichern bzw. vorgenommene Änderungen protokollieren. Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen also ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. 

Beispiel:

Ein Unternehmer erteilt ein Angebot, ändert dieses, erhält anschließend den Auftrag, schreibt die Auftragsbestätigung, passt diese noch einmal an und schreibt später die Rechnung. Letztere wird aufgrund eines Einwandes des Kunden berichtigt. Hier dürfen Dokumente nicht überschrieben werden. Jede Version eines Dokuments muss erhalten bleiben und später noch einmal lesbar gemacht werden können. 

Beispiel:

Ein Unternehmer hat eine Kundenverwaltung. Es muss gewährleistet sein, dass er besteuerungsrelevante Daten nicht unprotokolliert löschen kann. Insbesondere dürfen Stammdaten von Auftraggebern oder einmal erteilte Aufträge nicht „herausgelöscht“ werden können.

Diese Anforderungen sind – zumindest in der Vergangenheit – nur von wenigen Systemen erfüllt worden. So ließen – und lassen noch immer – Systeme zu, dass Stammdaten (Daten von Auftraggebern) gelöscht oder einmal vergebene Rechnungsnummern geändert werden können. Besonders beliebt: Programme ermöglichen es, dass erstellte Angebote nach einer gewissen Zeit einfach mit „Rechnung“ überschrieben werden können, damit die einmal erfassten Daten kein zweites Mal eingegeben werden müssen. Das ist unzulässig. Die Daten der Angebote dürfen nicht überschrieben werden bzw. die Ursprungsversion muss erhalten bleiben.

STEUERRAT:  Listen Sie zunächst alle bei Ihnen eingesetzten Systeme auf. Ersetzen Sie alte Programmversionen umgehend durch neue. Fragen Sie zudem beim Hersteller, ob die von Ihnen eingesetzten Programme GoBD-sicher sind.

Schwierig wird es beim Einsatz von MS-Office-Produkten. MS-Office-Programme sind nicht revisionssicher. WORD- und Excel-Dateien können jederzeit unprotokolliert geändert werden. Die Ursprungsversion eines Dokuments kann nach einer Änderung grundsätzlich nicht mehr wiederhergestellt werden. Wenn schon nicht die Programme an sich revisionssicher sind, so müssen also wenigstens die Dateien in einem unveränderbaren Format abgespeichert werden. Das bedeutet: Erst im Zusammenwirken mit einem Dokumenten-Managementsystem (DMS) gelten MS-Office-Programme bzw. -Dateien als GoBD-konform. 

Beispiel: 

Sie stellen Mitarbeitern für ihre Reisekostenabrechnungen ein Excel-Tool zur Verfügung. Die Dateien leiten Sie anschließend dem Rechnungswesen zu. Die zuständige Mitarbeiterin prüft die Abrechnung sachlich und rechnerisch und veranlasst die Erstattung der Reisekosten. Die Excel-Dateien müssen Sie in einem DMS abspeichern, damit sie nach der Erstattung nicht mehr verändert werden können bzw. eine Änderung protokolliert wird. 

Auch PDF-Dateien sind nicht revisionssicher. Es gibt Programme, mit denen PDFs verändert werden können. Daher sind auch Ein- und Ausgangsrechnungen im PDF-Format in einem DMS abzuspeichern.

In vielen Unternehmen ist es üblich, Rechnungen in MS-Word zu erstellen, die Datei ins PDF-Format umzuwandeln und die PDF per E-Mail zu versenden. Grundsätzlich führt zwar der reine Rechnungsversand per E-Mail nicht dazu, dass das E-Mail-Programm (MS-Outlook) zum Vorsystem wird. Jedoch ist der Fall eher theoretischer Natur, denn bereits ein weiterführender E-Mail-Austausch, zum Beispiel über einen Zahlungsabzug, lässt MS-Outlook zum Vorsystem werden. Daher sind nicht nur die Dateianhänge, also die PDF-Dateien, sondern auch E-Mails revisionssicher zu archivieren. Der E-Mail-Verkehr, der besteuerungsrelevante Sachverhalte betrifft, muss also mittels eines DMS revisionssicher abgespeichert werden. 

STEUERRAT: Schaffen Sie unbedingt ein DMS an. Als Unternehmer müssen Sie alle Dokumente, also auch die MS-Office-Dokumente und E-Mails, revisionssicher abspeichern. Wie umfassend das DMS sein muss, richtet sich nach der Größe Ihres Betriebs. In kleineren Unternehmen reichen möglicherweise kostenlose Programme, die im Internet erhältlich sind. Es gibt auch bereits kostenpflichtige Lösungen für nur 69 EUR, die relativ komfortabel sind. Größere Unternehmen müssen dagegen nach „maßgeschneiderten“ Lösungen Ausschau halten. Ihr Steuerberater wird Ihnen möglicherweise „DATEV Unternehmen online“ anbieten. Dies ist ein relativ „mächtiges Werkzeug“, das viele Auswertungsmöglichkeiten bietet. Für einige Betriebe ist es sinnvoll, für andere „überdimensioniert.“ Lassen Sie sich gegebenenfalls von Ihrem Steuerberater Einzelheiten zu dem Programm erläutern.

STEUERRAT: Unternehmen, die den E-Mail-Verkehr archivieren, um damit ihrer GoBD-Verpflichtung nachzukommen, sollten prüfen, ob und inwieweit die betriebliche Übung zur privaten E-Mail-Nutzung durch die Mitarbeiter damit in Einklang steht. Oftmals wird die private E-Mail-Nutzung in einem angemessenen Rahmen akzeptiert. Würde nun der gesamte E-Mail-Verkehr automatisch archiviert werden, also auch der private E-Mail-Verkehr der Mitarbeiter, könnte der Arbeitgeber gegen das Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) verstoßen.

Nachfolgend werden zwei Beispiele aus der aktuellen Praxis der Betriebsprüfung vorgestellt, die verdeutlichen, wie der Fiskus vorgeht und wo Gefahren lauern:

Beispiel:

Ein Handwerksmeister setzt für seine Fakturierung und Auftragsbearbeitung eine „Branchenlösung“ ein. Die Betriebsprüfung stellt fest, dass das Programm das Überschreiben von Rechnungsnummern sowie die Löschung von einmal angelegten Kunden ermöglicht. Gravierende materielle Mängel werden nicht festgestellt, allerdings hat der Handwerker nach eigener Aussage für Freunde und Mitglieder eines Vereins, in dem er aktiv ist, Waren in einem Großmarkt mittels seiner Kundenkarte eingekauft. Weiterhin stellt die Betriebsprüfung fest, dass er in den jeweiligen Prüfungsjahren weniger verrechenbare Stunden gegenüber seinen Kunden erbracht hat als in der Branche üblich ist. Der Prüfer hegt zwar den Verdacht, dass anstelle des Einkaufs für Freunde tatsächlich Waren für „schwarz“ erbrachte Dienstleistungen eingekauft worden sind, kann das allerdings nicht nachweisen. Er kehrt allerdings sozusagen die Beweislast um, weil der Steuerpflichtige seinerseits – aufgrund der mangelnden Revisionssicherheit seines Programms - nicht nachweisen kann, dass er tatsächlich alle Aufträge ordnungsgemäß verbucht hat. 

Beispiel:

Der Anbieter einer Software zur Auftragsbearbeitung bzw. Fakturierung von Handwerkerleistungen bewirbt sein Programm bereits seit längerem mit der „GoBD-Sicherheit“. Im Rahmen von Betriebsprüfungen kann hier also festgestellt werden, wie die Angebote der Handwerker und die späteren Rechnungen lauten. Dabei ist recht häufig folgendes „Muster“ erkannt worden: Ein Handwerker erstellt ein Angebot, beispielsweise über 50.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer. Dieses Angebot wird revisionssicher abgespeichert. Der Auftrag wird erteilt, der spätere tatsächliche Rechnungsbetrag lautet aber nur über 40.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer. Der Betriebsprüfer hegt hier den Verdacht, dass es nicht immer – wirtschaftliche – Gründe für die erhebliche Abweichung zwischen Angebot und Rechnung gegeben hat. Vielmehr vermutet er, dass Beträge „schwarz“ vereinnahmt worden ist. Auch hier kehrt die Finanzverwaltung also die Beweislast um. 

Ob der Betriebsprüfer in den beiden Beispielen korrekt gehandelt hat, soll hier nicht weiter erörtert werden. Für die geprüften Unternehmer war es jedenfalls sehr misslich, dass sie sich plötzlich mit Vorwürfen konfrontiert sahen, die sie widerlegen mussten. Insofern kann es also sinnvoll sein, in ähnlich gelagerten Fällen „Beweisvorsorge“ zu treffen, das heißt zu dokumentieren, welche Gründe es jeweils für die „Abweichungen vom normalen Geschehen“ gab. 

Hinweis: Natürlich ist es jedem Unternehmer unbenommen, weitestgehend auf digitale Hilfsmittel zu verzichten. Schreiben Sie Ihre Rechnungen in MS-WORD und nutzen das Programm nur wie eine Schreibmaschine, das heißt, Sie speichern Sie die Rechnungen nicht ab, sondern drucken diese aus und versenden sie per Post, so müssen Sie die Dateien auch nicht in einem DMS abspeichern. Allerdings dürfte auch dieser Fall eher theoretischer Natur sein. 

3. Regel Nummer 3:
Kein Durcheinander von Papier- und digitalem Beleg

Das „typische Belegwesen“ besteht aus einer „Mischung“ von Papier- und elektronischen Belegen. Nur wenige Betriebe kommen noch ohne digitale (Eingangs-)Belege aus. Das können Kontoauszüge sein, die im PDF-Format vorliegen, Rechnungen von Dienstleistern, Rechnungen über Telekommunikation oder Rechnungen über Fahrten mit der Deutschen Bahn. Auch Excel-Dateien über Reisekostenabrechnungen, die Mitarbeiter erstellen und die Grundlage für die Abrechnung von Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen sind, gelten als digitale Belege. 

Laut GoBD würde es zu einem formellen Fehler der Buchführung führen, wenn ein elektronischer Beleg ausgedruckt und der Papierausdruck als "eigentlicher Beleg" angesehen und weiter bearbeitet wird (zum Beispiel auf diesem Beleg kontiert wird). Selbst wenn alles chronologisch einwandfrei und richtig bezeichnet erfolgt, würde der Papierausdruck keine steuerliche Wirkung entfalten. Vielmehr ist ein elektronisch erstelltes Dokument auch digital vorzuhalten (abzuspeichern), und zwar wiederum revisionssicher. Nur der digitale Beleg gilt als steuerlich wirksamer Originalbeleg. Daher sind auch nur auf diesem Beleg entsprechende Buchungsvermerke anzubringen; ein Nebeneinander von digitalem Beleg und Papierbeleg soll es nicht geben. Dass Banken oder Lieferanten selbst die GoBD-Sicherheit ihres elektronischen Kontoauszugs zusichern, hilft da nicht weiter. 

Zugegebenermaßen ist die Anforderung der GoBD, dass auf einem digitalen Beleg - und nicht auf dem Papierbeleg - zu kontieren ist, sehr schwieirg zu erfüllen. Jedenfalls ist sie nicht praxistauglich. Daher gibt es für Kleinstbetriebe mit einer geringen Anzahl von digitalen Belegen eine stillschweigende Vereinfachungsregelung: Diese Betriebe können einen digitalen Beleg ausdrucken und weiterhin auf dem Papierbeleg kontieren, also Buchungsvermerke anbringen. Aber auch diese Betriebe sollten digitale Belege immer auch abspeichern, und zwar am besten in einem DMS. Keinesfalls sollten die Belege, das heißt die Dateien, gelöscht werden.

STEUERRAT: Anders ist die Lage, wenn in Ihrem Büro hauptsächlich digitale Belege und nur im geringeren Umfang Papierbelege vorliegen. Dann dürfte der Wunsch vorhanden sein, die Papierbelege einzuscannen und damit zum Bestandteil der digitalen Buchführung zu machen. Trifft das bei Ihnen zu, sollten Sie eine Scananweisung fertigen. Aus der sollte hervorgehen, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung), welches Schriftgut gescannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. 

Besonders zu beachten ist, dass im Anschluss an den Scanvorgang die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen darf. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. 

Beispiel:

In Ihrem Unternehmen ist es Usus, dass Eingangsrechnungen von der kaufmännischen Abteilung zunächst eingescannt werden, bevor diese den Mitarbeitern zur Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit zugeleitet werden, und zwar in Papierform. Die Mitarbeiter vermerken beispielsweise erforderliche Zahlungsabzüge auf dem Papierbeleg. Dann leiten sie dieser wieder der Buchhaltung zu. Diese veranlasst anschließend, dass das Geld an den Rechnungsaussteller überwiesen wird. Wichtig: In diesem Fall müssten Sie die Rechnung mitsamt den (handschriftlichen) Ergänzungen erneut einscannen und mit dem Ursprungsbeleg technisch verbinden, z. B. durch einen Scan des gesamten Vorgangs. Nur dann wäre es GoBD-gerecht. 

4. Regel Nummer 4:
Zeitgerechte Aufzeichnung und Verbuchung

Unternehmer sind gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kreditorische Vorgänge sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Informationen dürfen keinesfalls verlorengehen, so dass eine geordnete Ablage von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie eine systematische Erfassung der Zahlung erforderlich ist. Üblicherweise geschieht dies insbesondere durch die laufende Nummerierung und Kontierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen im Rechnungswesen wie Stornierungen oder Korrekturen müssen klar dokumentiert werden. 

Wichtig: Den GoBD lässt sich hinsichtlich der Aufzeichnungspflichten keine Vereinfachungsregelung für Quartalszahler oder Mandanten mit umsatzsteuerfreien Umsätzen entnehmen. Das heißt: Auch hier muss eine lückenlose und zeitgerechte Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgen. Und: Auch in der elektronischen Buchführung ist grundsätzlich jeder Geschäftsvorfall inklusive aller relevanten Informationen aufzuzeichnen (z. B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). 

5. Regel Nummer 5:
Geschäftsvorfälle sind ausreichend zu bezeichnen

Allzu oft zeigt die Praxis, dass gerade „Selbstbucher“ ihre Geschäftsvorfälle nicht hinreichend bezeichnen oder aber auch bei empfangenen Rechnungen nicht immer darauf achten, dass die ausgeführte Leistung eindeutig benannt worden ist. Zunächst kann darin „nur“ ein materieller Verstoß zu sehen sein, der zum Beispiel zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs oder zur Streichung einer Betriebsausgabe durch die Betriebsprüfung führt. Häufen sich solche Verstöße aber, so können sie die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Buchführungswerks infrage stellen. 

Beispiel:

Der eine oder andere Unternehmer kann der Versuchung nicht widerstehen, „halb-betriebliche“ Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen zu wollen. Zum Beispiel könnte versucht werden, VIP-Karten für ein Fußballspiel abzuziehen. Unabhängig von der Frage, ob der Abzug überhaupt zulässig ist, wird es aus GoBD-Sicht dann kritisch, wenn der Geschäftsvorfall nicht ausreichend benannt wird, weil zum Beispiel nur „TCB“ (Ticket-Center Bayern) im Buchungsvorfall steht.

Beispiel:

Statt einer genauen Leistungsbeschreibung eines Projekts steht auf der Rechnung nur „Honorar für Beratung im Monat Dezember.“ 

Von daher gilt: Bezeichnen Sie Leistungen in den Ausgangsrechnungen eindeutig, prüfen Sie die Leistungsbeschreibungen in den Eingangsrechnungen hinreichend und wählen Sie „sprechende Buchungssätze“, das heißt kürzen Sie nicht so weit ab, dass ein Betriebsprüfer die Buchung nicht nachvollziehen kann. 

STEUERRAT:  Wird ein Lagerjournal geführt, so ist dieses als so genanntes Vorsystem besteuerungsrelevant und muss den Anforderungen der GoBD genügen. Handelsübliche Programme weisen z. B. in einer Übersicht Warenausgang, Belegdatum, Buchungsdatum und Buchungsnummer aus. Allzu oft zeigt die Praxis aber, dass Warenausgangs-, Beleg- und Buchungsdaten nicht korrelieren. Damit ist – im wahrsten Sinne des Wortes – die Journalfunktion nicht mehr gegeben. Ein ordentliches Journal, das heißt eine zeitgerechte Erfassung und die – rechtzeitige und klare – Benennung bzw. Beschreibung von Geschäftsvorfällen, ist aber unabdingbar für eine ordnungsgemäße Buchführung. Bei einem schlampig geführten Lagerjournal wird später eine saubere Übernahme ins eigentliche Buchführungswerk kaum noch möglich sein. 

6. Regel Nummer 6:
Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation

Laut GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Nach Ansicht der Finanzverwaltung muss die Verfahrensdokumentation insbesondere folgende Punkte enthalten: 

• eine allgemeine, zusammenfassende Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme (z. B. in einem kurzen Ablaufdiagramm oder einer Checkliste);
• eine Anwenderdokumentation, das heißt, es müssen die Prozessschritte im Unternehmern dargestellt werden;
• Handbücher bzw. Gebrauchsanweisungen der Haupt-, Vor- und Nebensysteme;
• eine technische Systemdokumentation (hier sind Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen, und zwar inklusive einer Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme);
• eine Betriebsdokumentation, zum Beispiel eine Unternehmenspräsentation.

Eine Darstellung des internen Kontrollsystems rundet die Verfahrensdokumentation ab. Daher sollten die Regelungen zu Zugangs- und Zugriffsberechtigungen aufgeführt und das Datensicherungskonzept dargestellt werden. 

Eine fehlende Verfahrensdokumentation allein führt zwar nicht zum Verwerfen der Buchführung (Ausnahme: Betriebe, die Registrierkasse einsetzen, siehe unten). Kommen aber – wie so oft – weitere formelle oder materielle Mängel hinzu, wird die Finanzverwaltung bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation hinzuschätzen. 

STEUERRAT: Füllen Sie die beigefügten Checklisten aus (siehe Link am Ende des Beitrages). Es wird Sie nur wenige Minuten kosten. Zumindest haben Sie damit den Grundstein für eine Verfahrensdokumentation gelegt. Wichtig: Die Dokumentation muss immer aktuell gehalten werden; bei Veränderungen ist sie also anzupassen. Die Ursprungsversion ist dennoch aufzubewahren.

Seit dem 1. Januar 2018 müssen Unternehmer, die Bareinnahmen erzielen, jederzeit mit einer so genannten Kassennachschau rechnen. In erster Linie werden Gastronomen, Einzelhändler, Friseur- und Taxibetriebe betroffen sein. Das heißt: Finanzbeamte können ohne vorherige Ankündigung, aber während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, Geschäftsräume von Unternehmern betreten und prüfen, ob Kasseneinnahmen und -ausgaben richtig aufgezeichnet worden sind. Aber auch andere Unternehmer sollten sich nicht darauf verlassen, dass sie von der Kassennachschau verschont bleiben. 

Wichtig: Die von der Kassennachschau betroffenen Unternehmer haben den prüfenden Finanzbeamten auf Verlangen „Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen“. Damit müssen Unternehmer ab dem 1. Januar 2018 so genannte Verfahrensdokumentationen zum Einsatz der (Registrier-)Kassen jederzeit griffbereit haben. Füllen Sie daher die Checklisten unbedingt aus und halten Sie Bedienungsanleitungen sowie gegebenenfalls Programmier- und Einrichtungsprotokolle jederzeit griffbereit. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter für den Fall, dass plötzlich ein „Kassenprüfer“ bei Ihnen „auf der Matte steht“. Ihre Mitarbeiter sollten sich bei einer Kassennachschau kooperativ verhalten, aber auch nicht in „Plauderlaune“ verfallen.

Die Verfahrensdokumentationen zur Kassenführung müssen insbesondere umfassen:

• genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme,
• Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch,
• Programmieranleitungen,
• Einrichtungsprotokolle,
• Arbeitsanweisungen,
• Beschreibung der Kontrollmechanismen,
• Beschreibung der Archivierungsfunktionen,
• Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen. 

7. Regel Nummer 7:
Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen und archivieren Sie richtig

Steuerlich relevante Unterlagen müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Für Handelsbriefe, die der Vorbereitung, der Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung von Geschäften dienen, ist eine Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren vorgeschrieben. Diese Aufbewahrungsfristen gelten entsprechend auch für elektronische Dokumente. Es gibt keine verbindlichen Standards für die elektronische Archivierung. Die Finanzverwaltung erteilt auch keine offiziellen Testate. Sie können also das für Ihr Unternehmen am besten passende Archivierungssystem frei auswählen. 

STEUERRAT:  Für welches Aufbewahrungssystem Sie sich auch entscheiden: Insbesondere für die steuerliche Außenprüfung ist eine Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Die Archivierungssysteme müssen dies gewährleisten. 

STEUERRAT:  Die Regelfrist für die Aufbewahrung und Archivierung beträgt zwar zehn Jahre, beginnt aber erst nach Ablauf des auf das Geschäftsjahr folgenden Jahres. Im Zweifel sollten Unterlagen also nicht vor Ablauf von elf Jahren vernichtet werden.

 Es empfiehlt sich übrigens, auch folgende Vorgänge zu dokumentieren: 

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen,
• Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
• Verarbeitungskontrollen,
• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten. 

Auch sollten – zumindest stichprobenartige -  Rechnungskontrollen (fehlende Steuer-Nummer etc.) dokumentiert werden. 

8. Checklisten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Mit unseren Checklisten haben Sie Ihre Verfahrensdokumentation schnell erstellt. Gehen Sie die Listen (siehe Links am Ende des Beitrages) durch und erläurtern Sie einzelne Punkte, wenn Sie dieses für erforderlich halten. Stellen Sie sich vor, ein neuer Mitarbeiter müsste sich in vertretbarer Zeit anhand der Checklisten einen Überblick über die von Ihnen eingesetzten Programme usw. verschaffen können.  

9. AKTUELL: Neue GoBD ab 2020

AKTUELL hat das Bundesfinanzministerium die GoBD überarbeitet (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269; ergänzt durch BMF-Schreiben vom 11.3.2024, BStBl 2024 I S. 374). Die neuen GoBD gelten erstmals ab 2020. Es wird aber nicht beanstandet, wenn Sie die neuen Regeln auf Besteuerungszeiträume anwenden, die vor dem 1.1.2020 enden. Doch was ist neu?

Die wesentlichen Änderungen betreffen die "bildliche Erfassung von Papierdokumenten." So wird es aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn etwa Reisekostenbelege mittels mobiler Geräte (z.B. Smartphones) direkt erfasst werden, und zwar auch dann, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden. Arbeitnehmer können folglich bei einer Dienstreise im Ausland die Belege abfotografieren und ihrem Arbeitgeber senden, damit dieser auf Grundlage der Fotodateien abrechnet. Die Dateien müssen natürlich archiviert werden.

Neu ist auch, dass Cloud-Systeme - insbesondere für die Rechnungslegung - explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen worden. Wer seine Buchführung also "online" führt, kann dies tun, muss aber die GoBD gleichermaßen beachten. Unternehmer mit einem "Online-Rechnungswesen" sollten unbedingt prüfen, ob die Server in Deutschland stehen. Bei der Inanspruchnahme von ausländischen Anbietern bzw. bei Servern im Ausland sind nämlich zusätzliche - strenge - Voraussetzungen zu beachten.

Glücklicherweise gibt es keine Verschärfung der Aufzeichnungspflichten für Einnahmen-Überschussrechner, Quartals- bzw. Jahreszahler sowie für Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen. Es stand zu befürchten, dass auch für die genannten Unternehmergruppen fortlaufende Verbuchungen innerhalb eines Monats zur Pflicht werden. Sie hätten also monatlich ihren Steuerberater aufsuchen müssen. Es reichen aber weiterhin zeitnahe Erfassungen der Geschäftsvorfälle aus.

Um Missverständnisse zu vermeiden: Auch bei Einnahmen-Überschussrechnern etc. muss eine lückenlose und zeitgerechte Aufzeichnung ("Erfassung") der Geschäftsvorfälle erfolgen. Und: Auch in der elektronischen Buchführung ist grundsätzlich jeder Geschäftsvorfall inklusive aller relevanten Informationen aufzuzeichnen (z.B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Lediglich die abschließende Verbuchung muss nicht innerhalb eines Monats erfolgen.

Laut GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Hinsichtlich der Verfahrensdokumentation gibt es keine Entwarnung. Nach wie vor ist eine solche erforderlich. Kleinunternehmer und deren Berater können also nicht aufatmen, auch wenn sich weiterhin der Hinweis findet, dass die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation abhängig ist von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dennoch kann niemandem empfohlen werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten.

In Betrieben mit hohen Bargeld-Einnahmen, also insbesondere im Einzelhandel und der Gastronomie, erfolgen viele Zahlungen per EC-Karte. Die Praxis erfasst die EC-Kartenumsätze oftmals in der Kasse zunächst wie eine Bareinnahme. Alsdann werden die EC-Zahlungen dann wieder als Kassenausgang deklariert. Verunsicherung kam auf, als das Bundesfinanzministerium im Jahre 2018 verkündet hatte, dass EC-Kartenumsätze nicht in der Kasse aufgeführt werden dürfen. Später ist die Finanzverwaltung zurückgerudert. Danach gilt: "Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht. …“. Nunmehr ist dieser Grundsatz - ganz offiziell - in die GoBD übernommen worden. In Rz. 55 heißt es: "Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z.B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden, soweit die Kassensturzfähigkeit der Kasse weiterhin gegeben ist."

HINWEIS: Die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, hat das BMF zusätzlich zu den GoBD Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt. Aber zugegeben: Viel Licht ins Dunkel bringt die - in typischem Behördendeutsch abgefasste - Hilfe wohl nicht. Wer sie aber trotzdem einsehen möchte, findet sie hier .

Hier finden Sie weitere Informationen und die wertvollen Checklisten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation: