Bis Ende 2024 ist im Umsatzsteuergesetz der Vorrang der Papierrechnung vor der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) geregelt. Ausstellung und Empfang einer E-Rechnung sind nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers möglich (§ 14 UStG). Ab dem 1.1.2025 wird der Vorrang der Papierrechnung aber gestrichen und die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen eingeführt. Dies betrifft prinzipiell auch Kleinunternehmer und Vereine sowie Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben. Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht von einer Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Allerdings gibt es verschiedene Übergangs- und Ausnahmeregelungen. Zunächst gilt, dass die obligatorische E-Rechnung nur inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich ("B2B-Geschäfte") betrifft. Also werden lediglich in Deutschland ansässige Unternehmer für ihre steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere in Deutschland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden. Nicht von dieser Verpflichtung betroffen sind auch Umsätze an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten und an Endverbraucher.
Was ist eine E-Rechnung?
Als E-Rechnung gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und damit der Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungs-Format schließen. Doch auch dann muss das Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der EU-Richtlinie ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). In Deutschland haben sich in der Vergangenheit insbesondere die E-Rechnungs-Formate XStandard/XRechnung und ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) etabliert, die die gesetzlichen Ansprüche der neu definierten E-Rechnung erfüllen.
Von der E-Rechnung abzugrenzen sind "sonstige Rechnungen". Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Auch Formate wie beispielsweise ".tif", ".jpeg", ".docx" erfüllen nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung und gelten daher als sonstige Rechnung.
Übergangsregelungen
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028 vorgesehen:
- Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1. 2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Bei Ausstellung einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf es jedoch der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
- Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1. 2027 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
- Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1.2026 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn diese mittels dem elektronischen Datenaustausch nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird (so genannte EDI-Rechnung). Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen aber - trotz der genannten Übergangsfristen - praktisch bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Bei Rechnungen an Endverbraucher bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.
Beim Empfang von E-Rechnungen wird nicht nach Art oder Größe eines Unternehmens differenziert. So müssen auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (z.B. Vermieter) oder Vereine ab 2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen treffen. Ausgenommen sind auch Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Ausnahmen
Nicht in jedem Fall ist eine E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR weiterhin als sonstige Rechnungen übermittelt werden, also z.B. in Papierform oder als PDF-Dokument (§ 33 Abs. 4 UStDV). Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und unveränderbar ist. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z.B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Auch wenn der Rechnungsaussteller neben der E-Rechnung ein inhaltsgleiches, digitales Dokument in einem Bildformat (z.B. PDF-Dokument) übermittelt, besteht die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat der E-Rechnung. Nach derzeitiger Rechtslage gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Information des Bayerischen Landesamts für Steuern
Das Bayerische Landesamt für Steuern gibt auf seinen Internetseiten einen Überblick über die wesentlichen Fragen im Zusammenhang mit der Neuregelung. Hier geht es zu dem Überblick. Unter anderem werden folgende Punkte behandelt: Was ist eine E-Rechnung? Gibt es bereits etablierte, anerkannte E-Rechnungs-Formate? Was benötigt der Unternehmer für den Empfang einer E-Rechnung? Aufbewahrung von E-Rechnungen.
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