Dienstwagen: Auch beim elektronischen Fahrtenbuch Umwege erläutern

Im SteuerSparbrief Mai 2019 haben wir darüber berichtet, dass Nutzer von digitalen Fahrtenbüchern durchaus vorsichtig sein sollten. Die elektronische Erfassung der Fahrtwege allein reicht nämlich nicht aus, damit das Fahrtenbuch vom Fiskus anzuerkennen ist. Vielmehr müssen neben dem Bewegungsprofil auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden. Zudem wird eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt, so dass die Privatnutzung des Kfz nach der Ein-Prozent-Methode zu erfolgen hat (Niedersächsisches FG, Urteil vom 23.1.2019, 3 K 107/18). Um Missverständnisse zu vermeiden: Mit "digitalem Fahrtenbuch" sind hier technische Lösungen gemeint, die im Kfz verbaut sind und die Fahrtstrecken mittels GPS-Unterstützung aufzeichnen. Es geht nicht um Fahrtenbücher, die in Excel geführt werden. Diese sind ohnehin unzulässig und werden verworfen.

Heute möchten wir auf eine weitere Falle aufmerksam machen, die vielen Nutzern digitaler Fahrtenbücher nicht bekannt ist: Es geht um Umwegstrecken während dienstlicher Fahrten. Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 der Lohnsteuerrichtlinien sind das Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute anzugeben. Mit anderen Worten: Werden Umwege nicht erläutert, ist ein Fahrtenbuch nicht anzuerkennen. Und das gilt nicht nur für manuell geführte Fahrtenbücher, sondern auch für digitale. Dabei machen sich Nutzer digitaler Fahrtenbücher über die Erläuterung der Umwegstrecken in der Regel aber weniger Gedanken als diejenigen, die Fahrtenbücher manuell führen, denn es ist ja gerade Sinn und Zweck der technischen Unterstützung, dass die Arbeit der Fahrtenbuchführung erheblich vereinfacht wird. Doch es hilft nichts: