Seit dem 1. Januar 2018 sind die so genannten Kassen-Nachschauen zulässig. Danach können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung, aber während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, Geschäftsräume von Unternehmern betreten und prüfen, ob Kasseneinnahmen und -ausgaben richtig aufgezeichnet worden sind. In erster Linie werden Gastronomen, Einzelhändler, Friseur- und Taxibetriebe betroffen sein. Aber auch andere Betriebe, die eine Kasse für ihre baren Einnahmen und Ausgaben führen, können betroffen sein. Aktuell fehlen zwar noch nähere Bestimmungen der Finanzverwaltung zum Ablauf der Kassen-Nachschauen. Jüngst hat das Bundesfinanzministerium (BMF) aber den Entwurf eines Erlasses gefertigt, zu dem betroffene Verbände nun Stellung nehmen können. Von Interesse ist dabei u.a., dass an die Ausweispflicht des Prüfers seitens des BMF nur geringe Anforderungen gestellt werden. Die Dienstausweise der Prüfer sind allerdings nicht fälschungssicher und für einen Unternehmer ist nicht leicht zu erkennen, ob es sich um einen „echten“ Prüfer mit einem „echten“ Dienstausweis handelt. Von daher besteht die Befürchtung, dass sich die Trickbetrüger als Finanzbeamte ausweisen könnten, um Zugriff auf die Kasse zu erlangen.STEUERRAT: Lassen Sie sich neben dem Dienstausweis auch einen schriftlichen Prüfungsauftrag zeigen. Kann dieser nicht vorgelegt werden und ist Ihnen der Prüfer nicht bekannt, so sollten Sie gegebenenfalls beim Finanzamt anrufen und sich erkundigen, ob die Person dort tatsächlich beschäftigt ist. Oder rufen Sie gegebenenfalls Ihren Steuerberater an und fragen dort nach, ob diesem der Prüfer, der „auf der Matte steht“, bekannt ist. Vertrauen Sie jedenfalls nicht jedem, der Ihnen einen Dienstausweis vorhält und einen Blick in Ihre Kasse werden will.
Einige weitere Punkte sollten in Bezug auf die Kassen-Nachschauen beachtet werden:
- Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, wie Sie sich zu verhalten haben, wenn Sie bei einer Kassen-Nachschau nicht anwesend sind. Grundsätzlich sollten Sie von Ihren Mitarbeitern herbeigerufen werden. Ist dies jedoch nicht möglich, so bestimmen Sie im Vorfeld eine Auskunftsperson Ihres Vertrauens, die dem Prüfer Zugriff auf die Kasse gewährt. Zwar gibt es Stimmen, die der Auffassung sind, bei Abwesenheit des Inhabers müsse die Kassen-Nachschau abgebrochen werden. Der Amtsträger wird dazu aber wohl eher einen Mitarbeiter auffordern, ihm den Zugriff auf die Kasse zu ermöglichen. Im Übrigen schürt eine Verweigerungshaltung eher das Misstrauen des Prüfers.
- Im Zuge der Kassen-Nachschau müssen Sie dem Prüfer auf Verlangen „Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen“. Damit müssen Unternehmer ab dem 1. Januar 2018 so genannte Verfahrensdokumentationen zum Einsatz der (Registrier-)Kassen jederzeit griffbereit haben. Die Verfahrensdokumentationen müssen insbesondere umfassen: genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme, Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch, Programmieranleitungen, Einrichtungsprotokolle, Arbeitsanweisungen, Beschreibung der Kontrollmechanismen, Beschreibung der Archivierungsfunktionen, Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen. Checklisten zur Erstellung der Verfahrensdokumentation finden Sie hier: Steuertipp der Woche Nr. 5: Gewappnet für die Kassennachschau
- Prüfer können im Vorfeld einer Kassen-Nachschau „Material“ sammeln. Beispielsweise können und werden sie Testkäufe tätigen. Dabei schauen sie sich in den Geschäftsräumen um und beobachten vermeintliche Auffälligkeiten, zum Beispiel die Herausgabe von Bons erst auf Verlangen Von daher kann allen Unternehmern nur geraten werden: Geben Sie einen Bon immer ohne Verlangen heraus - gesetzliche Verpflichtung hin oder her.