Wird ein PC so gut wie ausschließlich, das heißt zu mindestens 90 Prozent, für berufliche Zwecke genutzt, sind die Anschaffungskosten - ggf. im Wege der Abschreibung - in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Falls die berufliche Nutzung weniger als 90 Prozent beträgt, sind die Anschaffungskosten entsprechend aufzuteilen und immerhin mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten absetzbar. Das sog. Aufteilungs- und Abzugsverbot bei gemischter Nutzung (§ 12 Nr. 1 EStG) gilt hier nicht. Grundsätzlich müssen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Wirtschaftsgütern mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr auf die Jahre der Nutzung verteilt, das heißt abgeschrieben werden. Absetzbar ist dann jedes Jahr die "Absetzung für Abnutzung" (AfA). Eine Ausnahme gilt aber für geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von maximal 800 EUR (ohne Mehrwertsteuer). Diese dürfen sofort in einer Summe abgeschrieben werden. Die Anschaffungskosten von PCs, Notebooks und der Anwendersoftware sind also grundsätzlich über drei Jahre zu verteilen, wenn diese mehr als 800 EUR (netto) betragen. Doch nach dem politischen Willen und einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird ab dem Jahr 2021 eine besonders vorteilhafte Neuregelung für Computer ("Hardware") und Software gelten (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:0013):- Die die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer dieser "Wirtschaftsgüter" beträgt generell ein Jahr, wenn sie seit dem 1. Januar 2021 angeschafft worden sind oder noch werden. Das bedeutet: Die Anschaffungskosten können nun im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden, und zwar unabhängig von der Höhe des Kaufpreises. Wer möchte, kann Geräte und die Software aber auch wie bisher über drei Jahre abschreiben.
- Und weiter: Da teure Computer bisher über 36 Monate abgeschrieben werden mussten, soll für bereits in den Vorjahren 2019 und 2020 angeschaffte Geräte eine vorteilhafte Regelung gelten: Der zum 1.1.2021 vorhandene Restwert darf nun im Jahre 2021 vollständig steuerlich abgesetzt werden. Wer möchte, kann seine bereits vor 2021 gekauften Geräte und die Software aber auch weiterhin über drei Jahre abschreiben.
- Als "Computer-Hardware" gelten Computer, Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Slate-Computer, mobile Thin-Clients, Desktop-Thin-Clients (z.B. Computer-Server, Remote-Workstation), Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte. Letztere sind alle Geräte, die nach dem EVA-Prinzip (Eingabe - Verarbeitung - Ausgabe) zur Ein- und Ausgabe von Daten genutzt werden. Peripheriegeräte lassen sich funktional in drei Gruppen gliedern:
- Eingabegeräte: Tastatur, Maus, Grafiktablett, Scanner, Kamera, Mikrofon, Mikrofon, Headset.
- Externe Speicher: Festplatte; DVD-/CD-Laufwerk; Flash Speicher (USB-Stick); Bandlaufweite (Streamer).
- Ausgabegeräte: Beamer, Plotter, Headset Lautsprecher, Monitor oder Display sowie Drucker.
- Der Begriff "Software" erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.
STEUERRAT: Die Neuregelung gilt sowohl für Geräte, die Unternehmer erwerben als auch für Arbeitnehmer, die sie für berufliche Zwecke angeschafft haben. Es bleibt aber dabei, dass Arbeitnehmer die berufliche Nutzung gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen müssen. Hier gibt es keine Vereinfachung.
Ist bei einem Kauf im Laufe des Jahres wirklich eine volle Abschreibung möglich?
Die Anweisung des Bundesfinanzministeriums spricht davon, dass die Nutzungsdauer von Computern etc. mit einem Jahr, also zwölf Monaten, anzunehmen ist. Wenn nun ein PC am 1. Juli 2021 mit einem Kaufpreis von 1.500 EUR angeschafft wird, liegt der Gedanke nahe, dass im Jahre 2021 nur 6/12 von 1.500 EUR, also 750 EUR abziehbar wären und eben keine Vollabschreibung erfolgen darf. Und in der Tat ergibt das zugrundeliegende BMF-Schreiben erst dann Sinn, wenn man es zusammen mit § 7 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes liest, der wie folgt lautet:
"Bei Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung durch den Steuerpflichtigen zur Erzielung von Einkünften sich erfahrungsgemäß auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt, ist jeweils für ein Jahr der Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzusetzen, der bei gleichmäßiger Verteilung dieser Kosten auf die Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung auf ein Jahr entfällt."
Da sich die Nutzungsdauer bei PCs und Anwendersoftware nun aber nicht auf "mehr als ein Jahr" erstreckt, besteht folglich kein Raum für eine Abschreibung (AfA). Vielmehr sind die Anschaffungskosten im Jahr des Erwerbs in einer Summe abzuschreiben, und zwar unabhängig vom Monat des Kaufs. Bei der einen oder anderen Vortragsveranstaltung ist das offenbar anders kommuniziert worden, das heißt, bei einem Kauf im Dezember 2021 sollen nur 1/12 in 2021 und dann 11/12 des Kaufpreises in 2022 abgezogen werden dürfen. Doch das ist falsch! Führende Vertreter der Finanzverwaltung haben mittlerweile bestätigt, dass eine volle "Sofortabschreibung" in 2021 auch bei einem Kauf im Dezember möglich ist. Der Gesetzeswortlaut sei insoweit eindeutig. AKTUELL: Mit Schreiben vom (IV C 3 - S 2190/21/10002 :025) bestätigt das BMF endlich, dass die Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe vorzunehmen ist (bzw. vorgenommen werden kann).
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